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Assistant de direction (H/F)
Le Groupement d’Employeur Alisé recherche un(e) secrétaire de direction pour un centre médical réparti sur deux sites à Vierzon, dans le cadre d’un CDD évolutif vers CDI.
Positionnement
- Rattaché(e) au directeur
- En lien étroit avec une équipe composée de 10 secrétaires et 4 médecins
- Rôle central de pilotage des deux structures
Missions principales
1. Organisation – Gestion – Planification
- Coordination globale de l’activité des deux centres
- Structuration des plannings et gestion des ressources
- Gestion des plannings (secrétaires, médecins, congés, remplacements, absences)
2. Ressources humaines
- Gestion des contrats de travail, paies, absences et formation
- Suivi des obligations (médecine du travail, déclarations annuelles)
- Évaluation des agents et élaboration du plan de formation
- Conduite des entretiens annuels
3. Administration
- Gestion quotidienne de l’activité administrative et médicale
- Traitement des mails et suivi de la messagerie
- Suivi des contrats (maintenance, location, contrôles réglementaires)
- Gestion des relances, rejets et forfaits techniques
- Envoi de factures spécifiques
- Élaboration et mise à jour de documents
- Participation aux réunions (conseil de l’ordre, etc.)
- Suivi comptable (pointage trimestriel avec la comptable)
- Gestion logistique :
- Envoi/réception de colis (tous les 15 jours)
- Remise en banque hebdomadaire
4. Gestion technique et logistique
- Suivi des équipements (entretien, réparations, contrôles réglementaires)
- Gestion des locaux (entretien, sécurité, conformité)
- Organisation des interventions techniques (radioprotection, dosimétrie, maintenance)
- Gestion des commandes et approvisionnements (pharmacie, consommables, matériel…)
(environ 75 % des commandes réalisées en autonomie)
5. Management
- Encadrement de l’équipe administrative
- Mise en place d’un cadre structurant, clair et apaisé
- Gestion des tensions avec discernement
- Développement de l’autonomie et de la responsabilisation des équipes
Compétences requises
- Maîtrise des outils informatiques (idéalement logiciel XPLORE et téléradiologie)
- Bonne connaissance des aspects réglementaires (radioprotection, déchets, législation)
- Solides compétences en organisation et gestion multi-sites
- Expérience en management d’équipe
- Une expérience en imagerie médicale serait un atout
Savoir-être attendu
- Réactivité et vivacité d’esprit
- Sens de l’écoute et esprit d’initiative
- Proactivité et autonomie
- Discrétion et professionnalisme
- Capacité à instaurer une ambiance de travail sereine
- Rigueur organisationnelle et capacité à structurer
- Aptitude à décider, arbitrer et assumer, tout en restant souple
Rémunération et avantages
- Salaire : 19€/h brut
- Prime mensuelle : 145 €
Prise de poste et transition
- Prise de poste progressive souhaitée dès le 1er septembre (période de doublon)
- Départ prévu mi-novembre
Conditions de travail
- Durée hebdomadaire : 39h (adaptable ponctuellement selon les exigences des missions)
- Statut : non cadre
- Lieu : Vierzon, avec activité sur deux sites :
- Déplacements réguliers à prévoir entre les sites ainsi que vers la banque et la poste
(utilisation actuelle du véhicule personnel)